گروه برنامه ریزی و بهبود عملکرد

معرفی واحد:

      برنامـه ریـزی حرکت از وضع موجود به وضع مطلوب را می نامند. برای دست یافتن به هدف مورد نظر باید قبل از تلاش فیزیکی یا اقدام به انجام کار تلاش ذهنی یا برنامه ریزی کافی صورت بگیرد. بعبارتی "برنامه ریزی شالوده ی مدیریت را تشکیل می دهد"

برنامه‌ریزی یا طرح‌ریزی یعنی اندیشیدن از پیش. متخصصین از زوایای متعدد برای برنامه‌ریزی تعاریف گوناگونی ارائه کرده‌اند که برخی از آنها از این قرار است.

·        تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن.

·        تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد.

·        تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راه‌ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند.

در سازمان های پیچیده امروزی، بدون برنامه ریزی های دقیق، امکان ادامه حیات نیست و برنامه ریزی، مستلزم آگاهی از فرصت ها و تهدیدهای آتی و پیش بینی شیوه مواجهه با آنها است. نگاهی به واژه نامه های عمومی و تخصصی، کافی است تا تعاریفی از این دسته را پیش روی ما قرار دهد.

اغلب واژه نامه های عمومی برنامه ریزی را کار یا فعالیت برنامه ریز؛ شکل گیری برنامه ها؛ ساخت یا ترسیم یک طرح یا نمودار؛ کشیدن طرح، طراحی، تدبیر کردن دانسته اند . واژه نامه های تخصصی نیز آن را، شیوه و فرایند سیستماتیک و گام به گامی دانسته اند که به تعریف، ایجاد و ترسیم فعالیت های ممکنی می پردازد که با نیازها، علایق و مشکلات موجود یا آینده مطابقت داشته باشند. 

به عبارت دیگر، برنامه ریزی عبارت از فرآیندهای مورد نیاز جهت ایجاد و تعریف اهداف و انجام فعالیت های مورد نیاز جهت رسیدن به اهداف مطابق با زمان بندی است.

برخی از مزایای برنامه ریزی عبارتند از:

·         افزایش احتمال تحقق اهداف سازمان

·         ایجاد فرصتِ اجرای منظم تصمیم ها

·         صرفه اقتصادی

·         انطباق با شرایط متغیر محیطی

·         استفاده صحیح از منابع

·         فراهم شدن ابزارهای کنترل

·         امکان سنجش میزان پیشرفت

·         آگاهی کارکنان از اهداف سازمان و نقش خود

·         تقویت کار گروهی

·         رسیدن به اهداف شخصی

شرح وظایف واحد مطالعات و برنامه ریزی

·        سرپرست  واحد مطالعات و برنامه ریزی

نگارش طرح ها و گزارش های پژوهشی و فعالیت های در دست اقدام

مشارکت و نظارت بر عملیات جذب و تخصیص بودجه

مشارکت و نظارت به فرآیندهای مرتبط با ارزشیابی مرکز، ساختار وتشکیلات و امور برنامه ریزی

مشارکت و نظارت بر فرآیندهای پژوهشی و حمایت ها

مشارکت و نظارت بر شاخصها، اقلام و فرآیندهای ثبت و دادکاوی اطلاعات ثبت شده

شرکت در جلسات مستمر مرتبط با فعالیت های واحد  بودجه و ...

·        کارشناس مطالعات و برنامه ریزی

ارایه آمار و اطلاعات به سامانه فرابر ـ «دفتر برنامه ریزی و مطالعات راهبردی وزارت متبوع»

پاسخگویی به مکاتبات اداری ـ «حوزه وزارتی، معاونت توسعه مدیریت و منابع و ...»

حمایت از پایان نامه های دانشجویی  ـ «بررسی اولیه ـ تشکیل شواری پژوهشی ـ اهدای گرنت حمایتی" در صورت وجود

تهیه و ارسال گزارشهای کمی وکیفی از اقدامات مرکز به ستاد وزارت متبوع

امور مرتبط با تشکیلات و ساختار سازمانی مرکز

امور مرتبط با نیروی انسانی (کارکنان وزارتی) «ارزشیابی سالانه کارکنان، آموزش کارکنان، اعطای پست سازمانی»

ارایه آمار و اطلاعات بر اساس شاخصهای بهره وری ـ «دفتر نوساری و تحول اداری وزارت متبوع»

·         کارشناسان بودجه

تدوین قانون بودجه سنواتی مرکز

مشارکت در تدوین قانون برنامه پنج ساله کشور

تهیه گزارشهای عملکرد بر اساس ردیفهای قانونی بودجه سنواتی

پیگیری امور مرتبط با تخصیص بودجه

هماهنگی و همکاری با کارشناسان مرتبط در اداره کل بودجه

·         کارشناس آمار و داده کاوی

بررسی به روز شاخص ها و فرآیندهای مرتبط با ثبت اطلاعات در سامانه های مرکز

بررسی به روز داده های ثبت شده و رفع اشکالات آماری

ارایه پیشنهاد و پیاده سازی فرآیندهایی داده کاوی در خصوص داده های ثبت شده

ارایه گزارشهای مرتبط تحلیلی از رفتار داده های ثبت شده

مشارکت و همکاری در فعالیتهای پژوهشی مرتبط

·        وظایف مشترک کارشناسی مسائل طرح، برنامه و بودجه 

تهیه و تنظیم برنامه ها و بودجه پیشنهادی و درخواستی مرکز در قالب اهداف، سیاست ها و خط مشی مرکز

 دفاع از برنامه ها و بودجه پیشنهادی مرکز درمراجع و مجامع ذی صلاح

تهیه اطلاعات و آمار لازم برای تهیه و تنظیم برنامه ها و بودجه های تفصیلی مرکز

 گزارش گیری و تحلیل داده هایِ آماری و عملکردی مرکز برای پاسخگویی به مدیران بالادست

 نگهداری و نظارت بر هزینه کرد بودجه مرکز و واحدهای سازمانی برای اجرای صحیح برنامه ها و بودجه تخصیصی

بررسی و تحلیل مستمر فعالیتهای مرکز و واحدها برای جلوگیری از هدر رفت بودجه و انرژی (منظور از انرژی: جلوگیری از موازی کاری و تداخل برنامه ها در سطح خرد و کلان است)

ارزیابی عملکرد و تهیه و تنظیم گزارشهای ادواری از فعالیتها و بودجه مرکز

 برنامه ریزی و طراحی فرایند صحیح هزینه کرد بودجه و تسهیل در تامین و تخصیص آن برای اجرای برنامه هایِ مصوب

 تحلیل و بررسی سیستم ها، روش ها و رویه های مورد عمل مرکز و انجام اقدامات لازم به منظور اصلاح و بهبود شرایط

شناسایی نقاط قوت و ضعف برنامه ها و بودجه مرکز و برنامه ریزی برای اصلاح و ارتقاء آنها

مطالعه و بررسی شاخص هایِ آماری موجود و برنامه ریزی برای بهبود آنها ماسبق به نیاز

 انجام طرح های مطالعاتی درمورد اصلاح مقررات و آیین نامه هایِ داخلی مرکز برای رسیدن به بهبود عملکرد

 پیش بینی و انجام طرح هایِ ارتقاء بهره وری سازمانی با ایجاد همگرایی و هماهنگی با سایر مراکز مرتبط، واحدهای سازمانی و داخلی

شرکت در جلسات، برنامه ها و فعالیت های مختلف سازمانی اداری حسب نیاز و تهیه گزارشهای لازم.

اسناد بالادستی:

·        قانون بودجه 1400 کل کشور

·        ابلاغ بودجه (طی تفاهم نامه ای از سوی مرکز با وزارتخانه )

واحدهای مرتبط واحد مطالعات و برنامه ریزی با وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی:

 «دفتر مطالعات و برنامه ریزی راهبردی» ـ _«دفتر برنامه ریزی و بودجه»-«دفتر ارزیابی عملکرد و پاسخگویی به شکایات» _ «دفتر نوسازی و تحولات اداری» ـ «اداره کل امور اداری و منابع انسانی»